Chi phí tổ chức sự kiện gồm những gì? 7 nhóm hạng mục và yếu tố làm giá thay đổi

Câu hỏi đầu tiên của hầu hết ban tổ chức là "tổ chức sự kiện này hết bao nhiêu". Không có con số chung, nhưng có cấu trúc chung. Hiểu cấu trúc này giúp ban tổ chức đọc báo giá đúng, cắt đúng chỗ và không bị bất ngờ ở ngày diễn.

7 nhóm chi phí trong một sự kiện

1. Ý tưởng, kịch bản và thiết kế: concept, kịch bản chương trình, thiết kế sân khấu 3D, đồ họa màn hình. Chiếm tỷ trọng nhỏ nhưng quyết định mọi hạng mục sau.
2. Sân khấu và kết cấu: sàn sân khấu, mái che, khung truss, lễ đài, cổng chào, hàng rào, nhà bạt kỹ thuật. Tính theo mét vuông và số ngày dựng.
3. Thiết bị kỹ thuật: âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, hiệu ứng, điện và máy phát. Đây thường là nhóm lớn nhất với sự kiện ngoài trời.
4. Nội dung và nghệ sĩ: ca sĩ, vũ đoàn, MC, ban nhạc, sản xuất clip, nhạc nền, bản quyền.
5. Nhân sự vận hành: đạo diễn, trợ lý, kỹ thuật viên từng bộ phận, hậu đài, an ninh, y tế.
6. Hậu cần: vận chuyển thiết bị, ăn ở đội ngũ, xe, kho tạm.
7. Giấy phép, bảo hiểm và an toàn: giấy phép biểu diễn, phòng cháy, bảo hiểm kết cấu treo, phương án thoát hiểm.

Ba yếu tố khiến giá thay đổi mạnh nhất

Quy mô khán giả. Từ 1.000 lên 10.000 người, âm thanh phải chuyển từ loa thùng sang line array, LED phải to gấp 3 đến 4 lần để người xa nhìn được, sân khấu phải cao hơn. Chi phí không tăng tuyến tính mà tăng theo bậc.

Trong nhà hay ngoài trời. Ngoài trời cần mái che, kết cấu chịu gió, máy phát điện, phương án mưa, và thời gian dựng dài hơn. Cùng số khách, sự kiện ngoài trời thường tốn hơn đáng kể so với trong hội trường có sẵn điện và mái.

Khoảng cách vận chuyển. Sự kiện tại tỉnh cách Hà Nội 200 đến 300 km phát sinh xe tải, ngày công đi lại, ăn ở của đội kỹ thuật. Với chương trình lớn, đây là khoản không nhỏ. Xem thêm bài tổ chức sự kiện tại tỉnh miền núi.

Cách đọc một báo giá

• Kiểm tra thiết bị ghi theo hãng và model, ví dụ "NEXO GEO S12, 16 thùng" thay vì "âm thanh 20.000 W". Công suất tổng không nói lên độ phủ.
• Kiểm tra số ngày: lắp đặt, tổng duyệt, diễn, tháo dỡ. Báo giá rẻ đôi khi chỉ tính một ngày diễn.
• Kiểm tra nhân sự có tách riêng hay gộp vào thiết bị. Gộp thì khó biết có bao nhiêu người trực ngày diễn.
• Kiểm tra dự phòng: máy phát thứ hai, micro dự phòng, bộ xử lý dự phòng có được tính hay không.
• Kiểm tra điều khoản thời tiết: nếu hoãn vì mưa bão, chi phí phát sinh tính thế nào.

Cắt giảm ở đâu mà không hỏng chương trình

• Giảm diện tích LED phụ trước khi giảm chất lượng LED chính.
• Giảm số tiết mục thay vì giảm chất lượng âm thanh; khán giả nhớ tiếng dở lâu hơn nhớ thiếu một tiết mục.
• Gộp ngày lắp đặt với tổng duyệt nếu địa điểm cho phép vào sớm.
• Dùng cấu trúc sân khấu tiêu chuẩn thay vì thiết kế riêng, dành tiền cho đồ họa và ánh sáng.

Ngược lại, không nên cắt máy phát dự phòng, bảo hiểm kết cấu treo và nhân sự trực điện. Đây là ba khoản rẻ so với hậu quả khi sự cố.

Hai ví dụ về cách phân bổ

Ở concert "Cao Bằng, non nước ngàn năm" ngoài trời với hàng vạn khán giả, nhóm kết cấu và thiết bị kỹ thuật chiếm phần lớn ngân sách vì quảng trường trống hoàn toàn, mọi thứ từ mái, tháp loa đến máy phát đều phải mang tới. Ở live concert Lệ Quyên với 1.000 khán giả trong không gian có sẵn, phần lớn ngân sách dồn vào nghệ sĩ, ban nhạc và ánh sáng nghệ thuật, còn kết cấu rất gọn.

BOS Entertainment gửi báo giá theo đúng cấu trúc 7 nhóm trên, ghi rõ model thiết bị và số ngày, để ban tổ chức so sánh minh bạch. Gửi yêu cầu tại trang liên hệ.