Checklist 30 đầu việc khi tổ chức lễ hội hoặc concert cấp tỉnh

Một lễ hội cấp tỉnh có hàng chục bên tham gia: sở ngành, đài truyền hình, nghệ sĩ, công an, điện lực, y tế. Việc sót một đầu mối là chuyện thường gặp. Danh sách dưới đây là bộ khung BOS Entertainment dùng nội bộ, ban tổ chức có thể lấy làm sườn để kiểm soát tiến độ.

Giai đoạn 1: pháp lý và kịch bản (tuần 1 đến 3)

1. Xác định chủ đề, thông điệp và đối tượng khán giả.
2. Chốt ngày, giờ, địa điểm chính và địa điểm dự phòng.
3. Xin chấp thuận tổ chức biểu diễn từ Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
4. Làm việc với công an về phương án an ninh, phân luồng giao thông.
5. Lập phương án phòng cháy chữa cháy và cứu nạn.
6. Ký hợp đồng mặt bằng, xác định giờ được vào lắp đặt.
7. Duyệt kịch bản văn học, sau đó kịch bản phân cảnh và kịch bản kỹ thuật.

Giai đoạn 2: thiết kế và dự toán (tuần 3 đến 5)

1. Khảo sát địa điểm: đo đạc, nguồn điện, đường xe tải, điểm neo kết cấu, hướng gió.
2. Thiết kế sân khấu 3D, bố trí khán giả, lối thoát hiểm.
3. Tính toán âm thanh theo mặt bằng, xác định vị trí tháp delay.
4. Tính diện tích và độ phân giải LED theo khoảng cách người xem, tham khảo bài chọn màn hình LED.
5. Thiết kế ánh sáng, đặc biệt nếu có truyền hình trực tiếp.
6. Lập dự toán theo 7 nhóm chi phí, xem cấu trúc chi phí sự kiện.
7. Ký hợp đồng với đơn vị thực hiện, ghi rõ điều khoản thời tiết và dự phòng.

Giai đoạn 3: sản xuất nội dung (tuần 4 đến 7)

1. Ký nghệ sĩ, vũ đoàn, MC; nhận yêu cầu kỹ thuật của từng nghệ sĩ.
2. Sản xuất clip mở màn, đồ họa LED, nhạc nền, tiếng động.
3. Sản xuất phục trang, đạo cụ, cảnh trí.
4. Làm việc với đài truyền hình về vị trí camera, tín hiệu âm thanh, ánh sáng cho hình.
5. Lập kế hoạch truyền thông và vé mời, phân khu khán giả.
6. Tập luyện các tiết mục đông người tại địa phương.

Giai đoạn 4: lắp đặt và tổng duyệt (3 ngày trước diễn)

1. Ngày 1: dựng kết cấu sân khấu, mái, tháp truss, kéo điện, đặt máy phát.
2. Ngày 2: treo loa, treo đèn, lắp LED, chạy thử từng hệ thống.
3. Ngày 2 tối: chỉnh âm thanh theo mặt bằng thật, chỉnh ánh sáng theo kịch bản.
4. Ngày 3: chạy kịch bản kỹ thuật với nhạc và clip, không nghệ sĩ.
5. Ngày 3 tối: tổng duyệt đầy đủ nghệ sĩ, đo thời lượng, chốt cue.
6. Kiểm tra an toàn kết cấu, ký biên bản nghiệm thu treo.

Giai đoạn 5: vận hành và tháo dỡ

1. Họp giao ban sáng ngày diễn, phân vị trí trực và kênh liên lạc.
2. Theo dõi thời tiết theo giờ, xác định người có quyền quyết định dừng.
3. Vận hành chương trình theo kịch bản, ghi lại sự cố nếu có.
4. Tháo dỡ ngay sau chương trình, bàn giao mặt bằng, họp rút kinh nghiệm trong 48 giờ.

Bài học từ các chương trình đã làm

Tại concert Cao Bằng 50.000 khán giả, mục 4 và 28 quan trọng nhất: lượng người vượt dự kiến khiến phân luồng và quyết định về an toàn phải có người chịu trách nhiệm rõ ràng. Tại Tuyên Quang và Ba Bể, mặt bằng là khu nghỉ dưỡng mới khai trương và bãi ven hồ, không phải sân khấu chuyên dụng, nên mục 8 và 21 phải khảo sát và tính riêng từ đầu. Chương trình Âm vang miền di sản với 20.000 người có nhiều khối biểu diễn dân gian đông người, nên mục 20 phải bắt đầu sớm hơn thường lệ.

Ban tổ chức cần bản checklist chi tiết hơn theo từng ngày, hoặc muốn BOS Entertainment nhận toàn bộ từ mục 8 đến 30, liên hệ tại trang tư vấn.