Tổ chức chương trình nghệ thuật cấp tỉnh: 6 bài học

Từ năm 2023, BOS Entertainment đã thực hiện nhiều chương trình nghệ thuật do tỉnh chủ trì, từ liên hoan hát văn ở Vĩnh Phúc tới concert quảng trường ở Cao Bằng. Bài này gom lại những điều lặp lại qua sáu chương trình, để ban tổ chức biết việc gì cần chốt sớm và đơn vị kỹ thuật cần được giao gì.

Sáu chương trình được nhắc tới:

• Liên hoan hát Văn, hát Chầu văn tỉnh Vĩnh Phúc mở rộng, tháng 3/2023, tại khu di tích Tây Thiên.
• Chương trình văn nghệ kỷ niệm 78 năm Cách mạng Tháng Tám và Quốc khánh, năm 2023, cho thành phố Phúc Yên.
• Lễ khai mạc Năm du lịch tỉnh Tuyên Quang 2025 tại Tân Trào, truyền hình trực tiếp.
• "Thái Nguyên – Âm vang miền di sản", tháng 4/2026, tại quảng trường phường Bắc Kạn.
• "Di sản ngân vang giữa đại ngàn Ba Bể", tháng 5/2026, ven hồ Ba Bể.
• Concert "Cao Bằng – Non nước ngàn năm", tối 1/9/2026, tại Quảng trường Km5.

Chương trình nghệ thuật cấp tỉnh gồm những loại nào?

Nhìn từ phía đơn vị kỹ thuật, có bốn loại chính:

• Mở màn một mùa du lịch, lễ hội: lễ khai mạc Năm du lịch Tuyên Quang, hai đêm diễn trong Mùa du lịch Thái Nguyên 2026. Thường gắn với địa danh và có truyền hình.
• Kỷ niệm ngày lễ lớn: concert Cao Bằng chào mừng 81 năm Quốc khánh, văn nghệ 78 năm Cách mạng Tháng Tám ở Phúc Yên.
• Trình diễn di sản: "Âm vang miền di sản" với hát Then, đàn Tính, múa Tắc xình của nghệ nhân.
• Liên hoan, hội diễn nhiều đoàn: liên hoan hát văn năm 2023 có 29 câu lạc bộ từ 11 tỉnh, thành.

Mỗi loại đặt trọng tâm kỹ thuật khác nhau: liên hoan cần sân khấu chạy nhiều đoàn liên tục, trình diễn di sản cần âm thanh đủ tinh cho nhạc cụ dân tộc, lễ kỷ niệm quảng trường cần phủ âm cho hàng vạn người.

Ai làm gì trong một chương trình cấp tỉnh?

Thường UBND tỉnh chỉ đạo, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch chủ trì hoặc là cơ quan thường trực, có tổng đạo diễn phụ trách nội dung nghệ thuật. Phần sân khấu, âm thanh, ánh sáng, LED được giao cho đơn vị kỹ thuật qua gói thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, theo hình thức đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh hoặc chỉ định thầu tùy giá trị. Với chương trình lớn, nhà thầu có thể là liên danh: lễ khai mạc Năm du lịch Tuyên Quang do liên danh BOS đứng đầu thực hiện, đêm diễn Ba Bể do liên danh BOS và Việt Dũng.

Điều ban tổ chức nên chốt sớm với đơn vị kỹ thuật: ai viết kịch bản kỹ thuật theo phút, ai làm nội dung màn LED, và đầu mối nào có quyền quyết tại hiện trường. Hồ sơ nhà thầu cần chuẩn bị gì có trong bài hồ sơ năng lực dự thầu tổ chức sự kiện.

Bài học 1: kịch bản nhiều chất liệu thì mix theo từng chương

"Âm vang miền di sản" đi từ tiếng đàn Tính, tiếng sáo của nghệ nhân tới ca khúc pop của Noo Phước Thịnh và đại cảnh kết hàng trăm người. Một mức mix chung cho cả đêm sẽ hoặc làm nhạc cụ dân tộc chìm, hoặc làm phần đương đại thiếu lực. BOS đặt micro riêng cho từng nhạc cụ dân tộc và chỉnh mix riêng cho ba chương. Ánh sáng cũng chia hai tầng: chương đầu dùng ánh trắng trung tính để giữ đúng màu trang phục Tày, Nùng, Dao, Mông, Sán Chay; chương sau mới dùng beam, wash, pixel LED cho cao trào.

Bài học 2: có truyền hình thì camera đi trước

Lễ khai mạc Năm du lịch Tuyên Quang 2025 được truyền hình trực tiếp và gần 30 đài tỉnh, thành tiếp sóng. Khán giả quan trọng nhất lúc đó là người xem qua màn hình. Ánh sáng được thiết kế cho camera: đèn chiếu mặt cùng nhiệt độ màu, đèn viền tách nghệ sĩ khỏi nền LED, độ sáng LED hạ xuống để hình không cháy nền. Cue ánh sáng thống nhất với tổng đạo diễn và đạo diễn hình để khớp cắt cảnh. Phân tích chi tiết trong bài ánh sáng sân khấu truyền hình trực tiếp.

Bài học 3: địa điểm không chuyên dụng phải khảo sát riêng

Tân Trào là khu nghỉ dưỡng mới khai trương, Ba Bể là nền đất ven hồ. Không nơi nào có sẵn điểm neo kết cấu, đường xe tải hay nguồn điện đủ tải. Ở Ba Bể, ê-kíp khảo sát nền đất và mực nước trước khi thiết kế, che ẩm thiết bị điện, dùng máy phát chạy song song. Cách dựng sân khấu tại cảnh quan thật có trong bài sân khấu thực cảnh, bán thực cảnh.

Bài học 4: quảng trường hàng vạn người cần nhiều lớp loa

Ở Cao Bằng, khu khán giả kéo dài hàng trăm mét. Dàn NEXO GEO S12 hai bên sân khấu không đủ cho người đứng xa, nên BOS đặt thêm nhiều lớp tháp loa delay sâu trong khu khán giả, chỉnh độ trễ để tiếng khớp với hình trên màn LED. Tháp truss treo loa tách khỏi khung mái để tải trọng không dồn một điểm. Cấu hình theo quy mô trong bài thuê âm thanh sự kiện ngoài trời từ 5.000 đến 50.000 người.

Bài học 5: chỉ có một lần diễn, nên tổng duyệt phải như diễn thật

Các chương trình cấp tỉnh thường chỉ diễn một đêm. Cao Bằng tổng duyệt tối 31/8 và diễn tối 1/9; "Âm vang miền di sản" tổng duyệt tối 24/4 với đầy đủ nghệ sĩ. Buổi tổng duyệt nên có đủ ánh sáng, màn LED, pháo hoa nếu có, và camera thật nếu phát sóng. Mọi kết cấu treo cần nghiệm thu trước buổi này.

Bài học 6: nguồn điện luôn có phương án hai

Ở cả Cao Bằng, Ba Bể, Thái Nguyên và Tuyên Quang, BOS chạy máy phát song song thay vì chỉ dựa vào một nguồn. Mất điện giữa chương trình trực tiếp là sự cố không sửa kịp trước mặt hàng vạn người. Quy tắc tủ điện, tiếp địa, chống sét có trong bài an toàn điện cho sự kiện ngoài trời.

Ban tổ chức nên chuẩn bị gì trước khi mời đơn vị kỹ thuật?

Chủ đề và kịch bản khung, địa điểm, ngày tổng duyệt và ngày diễn, quy mô khán giả dự kiến, có truyền hình hay không, và ngân sách hoặc dự toán được duyệt. Danh sách 30 đầu việc theo từng giai đoạn có trong bài checklist tổ chức lễ hội hoặc concert cấp tỉnh. BOS nhận tổ chức sự kiện trọn gói hoặc phần kỹ thuật; gửi yêu cầu qua trang liên hệ.