Tổ chức sự kiện ở tỉnh miền núi phía Bắc: hậu cần thiết bị, điện, nhân sự và thời tiết

Các chương trình lễ hội, năm du lịch, kỷ niệm ngày thành lập tỉnh ở miền núi phía Bắc ngày càng lớn, nhưng điều kiện hậu cần vẫn khác xa Hà Nội. Đường xa, điện yếu, mặt bằng không chuẩn và thời tiết thay đổi nhanh. Bài này tổng hợp cách BOS Entertainment xử lý từng vấn đề, rút từ các chương trình tại Cao Bằng, Tuyên Quang, Thái Nguyên và Ba Bể.

Vận chuyển: tính đường đi vào lịch trình

Thiết bị cho sự kiện 10.000 người cần nhiều xe tải lớn. Đường lên Cao Bằng, Bắc Kạn có đèo dốc, xe tải nặng đi chậm hơn dự kiến và có đoạn hạn chế giờ. Nguyên tắc BOS áp dụng:

• Xe thiết bị đi trước ngày lắp đặt một ngày, ngủ đêm tại địa điểm.
• Xếp xe theo thứ tự dỡ: kết cấu và sàn sân khấu xe đầu, LED và loa xe sau, đèn và phụ kiện xe cuối.
• Có xe nhỏ đi kèm chở dụng cụ, phụ tùng thay thế và đồ dùng của đội.
• Khảo sát đường vào mặt bằng: cầu yếu, cổng thấp, đường hẹp phải biết trước để đổi loại xe.

Điện: coi như không có điện lưới

Điện lưới ở quảng trường tỉnh thường không đủ công suất cho âm thanh, ánh sáng, LED chạy cùng lúc, và có thể sụt áp vào giờ cao điểm. Cách an toàn là tự chủ hoàn toàn:

• Máy phát chính đủ tải cho toàn bộ hệ thống, máy phát thứ hai chạy song song để chuyển tức thời khi máy chính lỗi.
• Tách đường điện âm thanh riêng khỏi ánh sáng và LED để tránh nhiễu tiếng.
• Tủ điện có chống giật và chống sét lan truyền, đặt cao khỏi mặt đất, che mưa.
• Kỹ thuật viên điện trực suốt từ lúc chạy thử đến khi tháo dỡ.

Mặt bằng: không có gì là tiêu chuẩn

Quảng trường lát đá không đóng cọc neo được. Sân vận động huyện có mặt cỏ mềm, xe tải vào lún. Bãi đất trống bên hồ có độ dốc. Mỗi nơi cần một giải pháp:

• Neo bằng đối trọng bê tông hoặc bể nước khi không đóng cọc được.
• Lót tấm thép hoặc gỗ cho xe vào mặt cỏ.
• Kê chân sân khấu bằng chân tăng chỉnh để bù độ dốc.
• Khảo sát trực tiếp trước ít nhất 3 tuần, không thiết kế từ ảnh.

Nhân sự: đi cả đội, ở lại nhiều ngày

Không thể gọi thêm kỹ thuật viên từ Hà Nội trong vài giờ. Đội đi tỉnh phải đủ người cho mọi vị trí kèm dự phòng, và ăn ở tại địa phương từ lắp đặt đến tháo dỡ, thường 4 đến 6 ngày với chương trình lớn. Chi phí này cần ghi rõ trong báo giá, xem bài về cấu trúc chi phí.

Bên cạnh đội kỹ thuật, cần một người phụ trách làm việc với địa phương: sở ngành, điện lực, công an, đơn vị quản lý mặt bằng. Người này nên có mặt từ khảo sát.

Thời tiết: theo dõi theo giờ và có ngưỡng dừng

Miền núi phía Bắc có mưa dông bất chợt về chiều mùa hè, sương mù dày mùa đông. Cách xử lý: theo dõi dự báo theo giờ từ ba ngày trước, có ngưỡng gió cụ thể để hạ LED và mái, chuẩn bị bạt che thiết bị, và chốt người có quyền quyết định dừng. Chi tiết trong bài về sân khấu ngoài trời và an toàn.

Các chương trình BOS đã thực hiện tại miền núi phía Bắc

• Concert "Cao Bằng, non nước ngàn năm", 50.000 khán giả, chương trình lớn nhất về quy mô khán giả BOS từng phục vụ tại một tỉnh miền núi.
• Di sản ngân vang giữa đại ngàn Ba Bể, sân khấu ngoài trời ven hồ tại thôn Bó Lù, xã Ba Bể (Thái Nguyên).
• Lễ khai mạc Năm du lịch Tuyên Quang 2025, sân khấu ngoài trời tại Khu di tích Tân Trào, Sơn Dương, truyền hình trực tiếp.
• Thái Nguyên – Âm vang miền di sản tại quảng trường phường Bắc Kạn, hàng vạn khán giả với nhiều khối biểu diễn dân gian.

Ban tổ chức tại các tỉnh cần phương án hậu cần cho chương trình cụ thể, gửi địa điểm và thời gian dự kiến qua trang liên hệ. BOS khảo sát trực tiếp trước khi báo giá với mọi chương trình ngoài Hà Nội.