Quy trình tổ chức sự kiện lớn: 8 giai đoạn cần biết

Sự kiện lớn hỏng thường không phải vì thiếu thiết bị, mà vì một việc lẽ ra phải chốt ở tuần thứ hai lại để tới tuần cuối. Bài này chia quy trình tổ chức sự kiện lớn thành 8 giai đoạn, nêu đầu ra của từng giai đoạn và những gì BOS Entertainment rút ra từ các chương trình đã làm.

Giai đoạn 1: brief gồm những gì?

Brief là bản mô tả ban đầu của ban tổ chức: mục đích, chủ đề, thời gian, địa điểm dự kiến, quy mô khán giả, đối tượng khách mời, có truyền hình hay không, ngân sách hoặc dự toán. Brief càng rõ, phương án đầu tiên càng sát. Thiếu quy mô khán giả và địa điểm thì không đơn vị nào báo được cấu hình âm thanh, sân khấu đúng.

Giai đoạn 2: vì sao phải khảo sát địa điểm?

Bản vẽ không cho biết nền đất yếu hay chắc, đường xe tải vào được tới đâu, điện lưới đủ tải không, gió thổi hướng nào. Ở đêm nghệ thuật ven hồ Ba Bể, BOS khảo sát trực tiếp nền đất và mực nước trước khi thiết kế kết cấu. Ở lễ khai mạc Năm du lịch Tuyên Quang 2025, điểm neo, đường xe tải và nguồn điện của khu nghỉ dưỡng đều được tính riêng. Đầu ra: mặt bằng đo thực tế, ảnh hiện trường, danh sách ràng buộc.

Giai đoạn 3: kịch bản chương trình và kịch bản kỹ thuật khác nhau thế nào?

Kịch bản chương trình do đạo diễn viết: thứ tự tiết mục, lời dẫn, thời lượng. Kịch bản kỹ thuật chuyển kịch bản đó thành từng cue theo phút: lúc nào đổi ánh sáng, bật micro nào, chạy clip nào trên LED, bắn pháo hoa khi nào. Concert Cao Bằng có 15 tiết mục trong 120 phút, mọi cue ánh sáng và màn LED được lập trình theo kịch bản kỹ thuật từng phút.

Giai đoạn 4: thiết kế và dự toán cần đủ chi tiết tới đâu?

Thiết kế sân khấu gồm phối cảnh 3D, bản vẽ kết cấu và tải, sơ đồ loa, đèn, LED, điện. Dự toán nên ghi thiết bị theo hãng, model, số lượng và số ngày, không ghi chung "âm thanh 20.000 W". Cách đọc dự toán có trong bài chi phí tổ chức sự kiện gồm những gì.

Giai đoạn 5: phê duyệt hoặc đấu thầu

Doanh nghiệp duyệt phương án rồi ký hợp đồng. Chương trình dùng ngân sách nhà nước đi qua kế hoạch lựa chọn nhà thầu và gói thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Mốc này quyết định thời gian còn lại cho sản xuất, nên cần tính ngược từ ngày diễn.

Giai đoạn 6: sản xuất nội dung và chuẩn bị thiết bị

Song song nhiều việc: dàn dựng tiết mục, làm clip và đồ họa màn LED đúng độ phân giải, xin giấy phép biểu diễn, chuẩn bị thiết bị, máy phát, xe, nhân sự. Với tỉnh xa, thiết bị và đội kỹ thuật phải đi trước ngày lắp đặt. Hậu cần cho vùng núi có trong bài tổ chức sự kiện ở tỉnh miền núi phía Bắc.

Giai đoạn 7: lắp đặt và tổng duyệt

Lắp đặt thường bắt đầu 2 đến 3 ngày trước ngày diễn: kết cấu, treo loa, treo đèn, dựng LED, kéo điện, chạy thử. Ở lễ khai mạc Đại hội TDTT tỉnh Bắc Ninh, sân khấu và lễ đài dựng trước hai ngày để tổng duyệt với đầy đủ 26 khối diễu hành. Kết cấu treo cần bản vẽ tải và biên bản nghiệm thu trước tổng duyệt, như BOS làm ở Cao Bằng. Tổng duyệt nên diễn ra đúng giờ, đúng điều kiện ánh sáng của buổi diễn thật.

Giai đoạn 8: vận hành, tháo dỡ, nghiệm thu

Trong buổi diễn, mỗi vị trí kỹ thuật có người trực, liên lạc nội bộ giữa đạo diễn, MC và các bàn điều khiển. Micro dự phòng, máy phát dự phòng chạy song song. Sau chương trình: tháo dỡ an toàn, trả mặt bằng, nghiệm thu với ban tổ chức, bàn giao ảnh và video.

Toàn bộ quy trình mất bao lâu?

Với chương trình cấp tỉnh, khoảng 6 đến 8 tuần từ brief tới ngày diễn là mức thoải mái; bài checklist 30 đầu việc khi tổ chức lễ hội hoặc concert cấp tỉnh chia cụ thể theo từng tuần. Lễ kỷ niệm có mốc 8 tuần trong bài tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập. Thời gian ngắn hơn vẫn làm được nếu kịch bản và địa điểm chốt sớm, nhưng phần nội dung LED và dàn dựng tiết mục là hai việc khó rút gọn nhất.

BOS nhận tổ chức sự kiện trọn gói hoặc từng giai đoạn. Gửi brief qua trang liên hệ.