Tổ chức hội nghị xúc tiến đầu tư, hội nghị cấp tỉnh: âm thanh phiên dịch, LED, truyền hình và những gì ban tổ chức hay bỏ sót

Hội nghị xúc tiến đầu tư, hội nghị công bố quy hoạch, hội nghị đối thoại doanh nghiệp là những sự kiện mà chất lượng kỹ thuật ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh địa phương trước nhà đầu tư và báo chí. Khác với lễ hội, ở đây không cần hiệu ứng, mà cần mọi thứ chính xác và không có sự cố. Bài này tổng hợp các hạng mục và những điểm ban tổ chức hay bỏ sót.

Ba yêu cầu kỹ thuật riêng của hội nghị

Âm thanh rõ lời. Phát biểu, tham luận, hỏi đáp chiếm phần lớn thời lượng. Hệ thống cần phủ đều mọi vị trí ngồi, không dội, micro không hú khi đại biểu cầm micro đi lại. Với khách quốc tế, cần hệ thống phiên dịch song song với tai nghe cho từng đại biểu và cabin cho phiên dịch viên.

Màn hình LED trình chiếu tài liệu. Slide, video giới thiệu, bản đồ quy hoạch, tên các bên ký kết phải đọc được từ hàng ghế cuối. Nội dung phải làm đúng tỷ lệ màn, chữ đủ lớn, và có người chuyển slide theo kịch bản.

Tín hiệu cho truyền hình và báo chí. Đài truyền hình cần tín hiệu âm thanh sạch từ bàn mixer, không lấy từ micro đặt trước loa. Phóng viên cần khu vực tác nghiệp và đường điện.

Hạng mục thường bị bỏ sót

• Micro dự phòng bật sẵn cho bục phát biểu và bàn chủ tọa. Micro hỏng khi lãnh đạo đang nói là sự cố nhớ lâu nhất.
• Khu ký kết: bàn ký, bút, bìa, đèn chiếu mặt, vị trí phóng viên và thứ tự gọi tên. Ký kết là khoảnh khắc được chụp nhiều nhất nhưng thường lên kịch bản muộn nhất.
• Màn hình phụ cho chủ tọa để nhìn slide mà không quay lưng lại khán phòng.
• Đồng hồ và người điều phối thời gian cho các bài tham luận.
• Điện dự phòng cho hội nghị trong hội trường có sẵn điện lưới; nhiều hội trường không có máy phát tự động.
• Kiểm tra file trình chiếu trước một ngày: font tiếng Việt, video có tiếng, tỷ lệ màn.

Bố trí cho các loại phòng

• Hội trường bậc thang có sẵn hệ thống: kiểm tra và bổ sung micro không dây, LED, tín hiệu đài; thường không cần mang loa mới.
• Trung tâm hội nghị, khách sạn: mang line array cỡ nhỏ như NEXO GEO M6 treo hoặc đặt tháp hai bên, sub gọn, LED theo chiều rộng backdrop.
• Hội nghị kết hợp triển lãm gian hàng: thêm âm thanh nền và màn hình cho khu gian hàng, tách khỏi hệ thống hội trường.

Quy trình của BOS cho hội nghị

1. Nhận chương trình dự kiến, danh sách phát biểu, số đại biểu, có phiên dịch hay không, có truyền hình hay không.
2. Khảo sát phòng, chốt sơ đồ loa, LED, bàn chủ tọa, khu ký kết, khu báo chí.
3. Nhận toàn bộ file trình chiếu trước 24 giờ, chạy thử trên đúng màn hình.
4. Lắp đặt trước một ngày, tổng duyệt kịch bản với MC và người chuyển slide.
5. Kỹ thuật viên trực âm thanh, LED và điện suốt hội nghị.

Kinh nghiệm phối hợp với đài truyền hình từ các chương trình truyền hình trực tiếp như lễ khai mạc Đại hội TDTT tỉnh Hà Tĩnh được BOS áp dụng cho hội nghị có phát sóng. Ban tổ chức hội nghị có thể gửi chương trình dự kiến qua trang liên hệ để nhận sơ đồ bố trí và danh mục thiết bị.